5 conseils pour envoyer des courriels sans stress

Le courrier électronique est une forme de communication importante pour la plupart des entreprises, tant en interne qu’en externe. Il est facile d’être submergé par le nombre de courriels que vous recevez, ce qui peut entraîner une augmentation du stress et une diminution de la productivité. Ne vous inquiétez pas, voici 5 façons infaillibles de vaincre le stress de la boîte de réception et de passer à autre chose.

Réserver des moments spécifiques pour les courriels

En vérifiant excessivement votre boîte de réception tout au long de la journée, vous perdez le focus sur vos autres tâches et retardez votre productivité. Désignez des moments précis de la journée pour vérifier et répondre aux courriels. Cela évitera les distractions et vous garantira un temps ininterrompu pour travailler sur d’autres tâches.

Gardez votre boîte de réception bien rangée

Une boîte de réception encombrée est la même chose qu’un bureau encombré – il est impossible de trouver quoi que ce soit et cela peut sérieusement nuire à votre productivité. Prenez le temps d’organiser votre boîte de réception en créant des dossiers pour différents types de courriels et triez les courriels entrants dans leurs dossiers appropriés. Cela vous aidera à garder une trace des messages importants et à trouver plus facilement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Soyez conscient des destinataires

Vérifiez toujours à qui vous envoyez vos courriels et quelles informations vous incluez. Ne mettez pas en CC ou en CCI les personnes non pertinentes, et de même, n’oubliez pas de toujours mettre en CC ceux qui doivent être tenus au courant pour vous assurer que personne ne manque d’informations. Évitez d’inclure des informations sensibles ou confidentielles dans un courriel qui pourraient être transférées ou consultées par des personnes non autorisées.

Pressé? Appelez plutôt

Ne vous attendez pas à une réponse immédiate à un courriel. Si vous êtes pressé, il peut être plus efficace d’appeler le destinataire au lieu d’envoyer un courriel. Cela peut vous aider à éviter le stress d’attendre une réponse et à vous assurer que votre message est reçu et compris.

N’oubliez pas l’étiquette des courriels

Utilisez une grammaire et une orthographe appropriées, en évitant les majuscules et la ponctuation excessive, et soyez poli et respectueux dans votre ton. Le respect de ces directives de base peut aider à éviter les malentendus et à garantir que vos courriels sont reçus de manière positive.